جدید دفتری آداب کی ماہر جینی ڈرائزن نے خبردار کیا ہے کہ اپنی پیشہ ورانہ ای میلز میں ”Just checking in“ (صرف حال یا پروگریس معلوم کر رہا/رہی ہوں) جیسے مبہم الفاظ کا استعمال غیر مؤثر، بے فائدہ اور بعض اوقات بے ادبانہ محسوس ہوتا ہے، اور اسے فوری طور پر ترک کر دینا چاہیے۔
امریکی میگزین ”پریڈ“ کی رپورٹ کے مطابق، جینی ڈرائزن، جو فریش اسٹارٹس رجسٹری کی شریک بانی اور چیف آپریٹنگ آفیسر ہیں، کہتی ہیں کہ ’یہ جملہ گویا ای میل کے ان باکس میں صرف ایک آواز گونجنے کے مترادف ہے، جو نہ کوئی پیغام دیتا ہے اور نہ ہی کسی عمل کو تیز کرتا ہے۔‘
ان کے مطابق، اس جملے سے نہ تو کام جلدی ہوتا ہے، نہ ہی یہ کسی خاص کارروائی کا تقاضا کرتا ہے، بلکہ یہ ای میل کو غیر ضروری طوالت دیتا ہے اور بعض اوقات اسے دباؤ ڈالنے کی کوشش کے طور پر بھی دیکھا جاتا ہے۔
ڈرائزن کا مشورہ ہے کہ اگر آپ کسی کام کی پیش رفت جاننا چاہتے ہیں تو واضح انداز میں لکھیں، ”میں جاننا چاہ رہا/رہی ہوں کہ فلانے کام پر کتنی پیش رفت ہوئی ہے؟“
انہوں نے مزید کہا، ’ای میل لکھنا بھی ایک فن ہے، اور اگر آپ چاہتے ہیں کہ سامنے والا آپ کے سوال کا جواب دے یا کام مکمل کرے، تو آپ کو براہ راست، مختصر اور مؤثر انداز اپنانا ہوگا۔‘
اسی تناظر میں، ایک اور رجحان بھی سامنے آیا ہے جس میں ملازمین اپنی آفس سے غیر موجودگی کی خودکار ای میل (Auto Reply) میں غیر معمولی دیانت داری سے بات کر رہے ہیں۔
وال اسٹریٹ جرنل کی رپورٹ کے مطابق، بیری ریتھولٹز، جو ریتھولٹز ویلتھ مینجمنٹ کے چیئرمین ہیں، اپنی خودکار ای میل میں صاف صاف لکھتے ہیں، ’میں دفتر سے باہر ہوں اور آپ سے بات کرنے کے بجائے زیادہ لطف اندوز ہو رہا ہوں۔ غالب امکان ہے کہ میں آپ کو جواب دینا بھول جاؤں گا۔‘
ان کا مزید کہنا ہے کہ وہ اس دوران ای میل نہیں چیک کریں گے، میسجز نظر انداز کریں گے، کالز کا جواب نہیں دیں گے اور مکمل طور پر غیر رابطہ میں رہیں گے۔
دوسری جانب، کچھ خواتین ملازمین ای میل میں مؤثر بننے کے لیے اپنی تحریر کو ”مردانہ انداز“ میں ڈھال رہی ہیں۔ ایک سوشل میڈیا صارف @FeliciaPr1ime نے لکھا، ’2025 میں ہم مردوں کی طرح ای میلز لکھتی ہیں اور ترقی پاتی ہیں۔‘
اگرچہ یہ جملہ بہت سی خواتین کے لیے حوصلہ افزا ہے، لیکن ماہرین نے اس طرزِ عمل کو بھی تنقید کا نشانہ بنایا ہے۔ ”BetterCertify“ کی سی ای او دانایا ولسن کے مطابق، ’جنس پر مبنی طرزِ تحریر کو فروغ دینا پیشہ ورانہ ماحول میں نقصان دہ ہو سکتا ہے۔‘
انہوں نے کہا کہ ’ہمیں مختصر، براہ راست اور معلومات پر مبنی انداز اپنانا چاہیے، لیکن اب یہ لازم نہیں کہ ایسا انداز صرف مردوں سے منسوب ہو۔‘
ماہرین کا مجموعی پیغام یہی ہے کہ دفتری مراسلت میں مبہم جملوں سے گریز کرتے ہوئے بات چیت کو صاف، واضح اور پیشہ ورانہ انداز میں پیش کیا جائے، تاکہ مؤثر اور نتیجہ خیز رابطہ ممکن ہو۔
